Bomberos agiliza las incidencias gracias a Seidor

Bomberos de Madrid agiliza las incidencias gracias a Seidor

Los 1.500 bomberos dependientes del Ayuntamiento optimizan este proceso documental mediante la aplicación SIPAUM

Madrid, julio de 2007Seidor, proveedor de soluciones empresariales integrales en el ámbito de las tecnologías de la información, ha sido seleccionado por el cuerpo de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid para llevar a cabo una mejora en sus procesos relativos a la tramitación de incidencias.

 

Los cerca de 1.500 profesionales pertenecientes a este cuerpo de emergencia se enfrentan diariamente a todo tipo de incidentes (fuego, lluvias, salvamento de bienes y personas, prevención de daños estructurales o arquitectónicos, etc.) que requieren no sólo una rápida intervención y resolución, sino todo un proceso de gestión documental que se inicia con la recepción del aviso y culmina con el archivado del expediente para su posterior consulta en caso necesario.

 

Al igual que las intervenciones de urgencia, este proceso requiere unos parámetros de rapidez que llevaron al departamento de Informática de los Bomberos de Madrid a renovar todo el sistema de generación de partes de intervenciones con el fin de agilizarlo. Como explica Amelia Cobos, Analista y Responsable de Aplicaciones para el Colectivo de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid, “la dinámica existente anteriormente para procesar partes no respondía a esos criterios de máxima celeridad; había que pasar por cuatro aplicaciones diferentes para completar las fases de generación y revisión de partes, su control de calidad, la distribución de informes y consulta”.

 

Fue así como Seidor, con un equipo liderado por Jordi Finestras y en colaboración con los técnicos del Ayuntamiento de Madrid, se encargó de sustituir la anterior aplicación de gestión de incidentes -basada en Visual Basic, base de datos Oracle y plantillas Microsoft Word- por la solución SIPAUM (Sistema Información Parte Actuación Unificado Multimedia).

 

SIPAUM consiste en una herramienta diseñada a medida y basada en arquitectura web para cubrir el ciclo completo de los partes de intervención, contemplando desde su creación hasta los controles de calidad y la elaboración de informes para posteriores tramitaciones administrativas en otras dependencias del Ayuntamiento.

 

La nueva solución -diseñada e implementada en dos fases- se basa en el servidor Adobe LiveCycle Forms y Adobe LiveCycle Reader Extensions. El primero es un producto que permite generar formularios PDF o HTML e integrar información para agilizar procesos basados en formularios y datos XML. Además, es capaz de presentar esos formularios en cualquier plataforma o dispositivo (PCs, portátiles, PDAs...) sin necesidad de nuevos plug-ins ni software añadido.

 

Por su parte, Adobe LiveCycle Reader Extensions facilita al usuario la interacción con los documentos PDF, permitiéndole adjuntar archivos sobre ellos, firmar digitalmente el documento o agregar comentarios, con el único requisito de disponer de la aplicación gratuita Acrobat Reader, implementada en todos los ordenadores del cuerpo de Bomberos de Madrid.

 

“Nuestro objetivo era evolucionar a una arquitectura web que permitiera el acceso a la solución desde cualquier punto de la intranet, fijo o móvil, y con herramientas PDF para controlar los derechos del documento: editar, imprimir, guardar, visualizar”, comenta Amelia Cobos, quien añade que “también requeríamos conseguir la versión facsímil, es decir que el usuario rellenase el documento en el ordenador tal y como lo haría a mano”.

 

SIPAUM también aporta un repositorio documental actualizado que contiene toda la información relacionada con los partes de intervenciones, al se puede acceder con una conexión a Internet y un navegador. Y todo ello en un entorno J2EE para no depender de plataforma alguna.

 

Gestión de principio a fin


De esta forma, tras responder a una incidencia alertada por el SITREM (Sistema de Tratamiento de Emergencias), el bombero responsable de elaborar el parte accede a la intranet vía un puesto fijo o portátil, se valida y ve una relación de las intervenciones de su parque. El usuario se encuentra con un documento con dos apartados; el primero es un formulario con campos y opciones a elegir para ser rellenado con datos como la dirección del siniestro, víctimas, rescatados o distancia recorrida; el segundo cuenta con una parte de formulario (informando sobre aspectos de personal y vehículos utilizados) y con otros dos espacios en los que el bombero redacta directamente la metodología seguida y otros temas relevantes. El parte acaba con las firmas de los responsables y una extensión mínima de dos páginas.

 

Tras crear los partes y como se ha comentado, SIPAUM permite administrar controles de calidad y generar informes y consultas para otros departamentos del Ayuntamiento o agentes externos, actuando como repositorio documental.

 

El Cuerpo de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid cuenta ahora con un sistema de gestión de incidencias mucho más ágil, intuitivo, fácil de usar por cualquier bombero de guardia. Destaca igualmente la versatilidad de los productos Adobe y su formato universal PDF, que facilitan tanto la edición de los partes como búsquedas avanzadas y la posibilidad de interacción con servicios web.

 

Según sentencia Amelia Cobos “destacaría sobre todo el potencial de Adobe para la gestión de documentos, tan solo en el segundo día tras su entrada en producción, el sistema generó 300 partes. SIPAUM supone un paso más hacia la Administración sin Papeles”.

 

Los responsables informáticos del Cuerpo de Bomberos del Ayuntamiento de Madrid pretenden extender próximamente los beneficios de Adobe con la generación de firmas digitales en PDFs sobre el documento, además de la elaboración de partes off-line para que una posible caídas de los Sistemas no influya en este proceso vital en todos los sentidos.

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