Seidor comercializará Invoice CENTER for SAP

Seidor comercializará Invoice CENTER for SAP de Captaris Document Technologies

La solución de Captaris ayuda a las empresas a rebajar los costes y acelerar el procesamiento de las facturas

Madrid, 29 de octubre de 2008. Seidor, compañía especializada en la implantación de soluciones de alto contenido tecnológico, y Captaris Document Technologies, miembro del Grupo CAPTARIS Inc. (CAPA), líder en las áreas de captura y gestión de información y en la optimización de procesos empresariales, han alcanzado un acuerdo de comercialización por parte de Seidor sobre uno de los productos estrella de la compañía alemana para la automatización del proceso de facturación, Invoice CENTER for SAP.

 

La avanzada tecnología de Captaris Document Technologies para el escaneado, reconocimiento de caracteres e interpretación de documentos es utilizada por la mayoría de compañías del índice Global 2000. La sede central de la compañía se encuentra en Constanza (Alemania) y cuenta con cerca de 180 empleados. En su amplia gama, destacan productos como RightFax®, Captaris Workflow, Alchemy y FaxPress.

 

El acuerdo de comercialización incluye todas las opciones de desarrollo y demostraciones que Captaris ofrece a sus partners. Además, los expertos de la compañía alemana impartirán formación especializada a los técnicos de Seidor para la instalación, personalización y administración de Invoice CENTER, y ofrecerán soporte remoto para facilitar el intercambio de conocimientos durante el desarrollo de los proyectos.

 

Desde el escaneado al archivo legal

 

Las soluciones de workflow digital son cada día más utilizadas para obtener una mayor transparencia y visibilidad sobre procesos críticos como la facturación. Gracias a estas herramientas, se automatiza todo el proceso, simplificando y acelerando la verificación y aprobación de las facturas, y las empresas pueden ahorrar hasta un 50% del coste total respecto al procesamiento en papel.

 

Invoice CENTER se integra en el worflow de SAP y permite que, en lugar de que las facturas circulen físicamente por toda la empresa, se reenvíe la imagen digital de la factura a través de la red TI. Esto facilita el seguimiento de las facturas al personal de contabilidad, que sabrá en todo momento dónde encontrar una factura determinada. Los perfiles de autorización para cada tipo de factura permiten además preconfigurar los ciclos iterativos en el negocio, acortando así los tiempos de entrega. Las imágenes creadas a partir de los documentos son almacenadas en un archivo electrónico seguro inmediatamente después de su escaneo.

 

Tras el escaneado, un software de reconocimiento de caracteres registra y lee los datos de la factura. El software de analisis de documentos de Captaris Document Technologies es DOKuStar, que reconoce los campos que deben leerse en cada tipo de factura. La tasa media de reconocimiento con DOKuStar es del 85% ante cualquier tipo de material de facturación, sin tener que adaptarlo al material específico de la empresa. Con DoKuStar Validation, la información puede además comprobarse, completarse o volver a introducirse por completo.

 

En su última versión -Invoice CENTER for SAP® 3.0-, la solución incorpora una nueva función denominada “Cesta de trabajo” concebida como alternativa a SAP Business Workplace e integrada con los flujos de trabajo SAP. En función de los derechos de usuario y las reglas establecidas para los flujos de trabajo, el responsable de la contabilidad recibe las facturas en su “cesta de trabajo” y puede iniciar su procesamiento directamente desde la lista utilizando todas las funciones del entorno SAP (ubicación en reserva, nueva aprobación de las facturas, etc.). Incluye además un nuevo portal orientado al usuario para el proceso de aprobación de facturas, pensado para aquellas empresas que deben dar el visto bueno a un gran número de facturas cada día. Con la Version 3.0, ahora el ciclo de facturación opera en seis idiomas (alemán, inglés, francés, italiano, holandés y español), que pueden ser asignados a los códigos de cada cliente o direcciones de email. El procesamiento de las facturas internacionales ha sido asimismo mejorado con la optimización para nuevos países como República Checa, Rumanía, Portugal, Eslovaquia, Eslovenia, Canadá y Bulgaria, cubriendo actualmente más de 40 países.

 

En cuanto al formulario de Invoice Center, las nuevas funciones y campos disponibles incluyen la asignación de cuentas múltiples, códigos fiscales, reconciliación y declaración de facturas relativas a las hojas de entrada o recuperación de documentos modificados, entre otras muchas. En el ciclo de facturación, el usuario puede acceder tanto a la información histórica como a los datos actualizados de la empresa que esté procesando.

 

A todo lo anterior, se une -desde la publicación de la Orden EHA/962/2007- la posibilidad de realizar una digitalización certificada de las facturas. Con este procedimiento, se evita tener que conservar la factura en papel, con las consiguientes ventajas de ahorro y disponibilidad que ello comporta. Esta posibilidad está contemplada como opción en la solución de Captaris. Importantes compañías como Adidas, BMW, Deutsche Post, Henkel, Lufthansa, Schindler  o Würth utilizan ya la tecnología de Captaris para garantizar que la verificación y archivo de sus facturas sean procesos rápidos y seguros. “Las empresas que manejen más de 25.000 facturas al año habrán amortizado la implantación de Invoice CENTER for SAP en menos de un año, gracias a los significativos ahorros de tiempo y dinero que garantiza esta solución”, destaca Alejandro Daniel,  Director General Adjunto de Seidor.

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