Cómo cuidar el bienestar de tus empleados optimizando la gestión de los gastos

¿Cuánto tiempo pasas habitualmente trabajando? Recientemente, un análisis estimó que el tiempo promedio que un ser humano le dedica a trabajar es 3507 días completos, lo que viene a suponer 9 o 10 años de actividad laboral completa. Esto son datos suficientes para entender que pasamos mucho tiempo en el trabajo, casi media vida, y por eso es tan importante el bienestar laboral.

Son muchos los factores que conforman el bienestar laboral de las personas empleadas en una empresa. La conciliación laboral y la relación con los compañeros, las condiciones salariales, la flexibilidad horaria, la formación dentro del horario laboral, la definición de los objetivos o el trato con los superiores son solo algunos de ellos. No obstante, existe otro factor que marca la diferencia entre empresas que simplemente están funcionando y otras que están preparadas para aumentar productividad y rendimiento: proporcionar herramientas que permitan eficiencia, rapidez y éxito en el día a día.

Facilitar la gestión de los gastos es una forma más de preocuparse por el bienestar de los empleados. Solicitar el ticket de compra, guardarlo, rellenar la nota de gastos, imprimir el informe de gasto y grapar los tickets correspondientes, hacerlos llegar físicamente a los responsables, esperar la aprobación, y finalmente, contabilizar también manualmente. Esta gestión “tradicional” causa insatisfacción, aburrimiento y tedio en los empleados. 

En cambio, las empresas que cuentan con un software especializado, como SAP Concur, con el que pueden ir subiendo los tickets en el momento de realizar la compra, desde cualquier lugar y recuperar el dinero que han adelantado con mayor rapidez, confirman una mayor satisfacción del empleado y, como consecuencia, mejor actitud y funcionamiento general de la empresa.

 

¿Qué resultados permite conseguir?

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Hasta un 60% de reducción del tiempo en creación de notas de gastos

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Hasta un 70% de reducción de costes administrativos (control, papel etc.)

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Hasta un 40% de reducción de gastos fuera de política de viajes y gastos

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Hasta un 20% menos de errores ocasionados por procesos manuales

¿Por qué ahora?

A raíz de la pandemia global y la generalización del teletrabajo, las empresas han acelerado sus procesos de transformación digital, para un funcionamiento más eficiente de las organizaciones. La crisis sanitaria ha obligado también a acelerar la digitalización. Estos son algunos de los motivos:

·       100% digital y con validez legal.

Eliminación del papel que conlleva reducción de costes económicos, como puede ser el envío de documentos físicos, la pérdida/destrucción de documentos... Podemos olvidarnos además del papel, ya que SAP Concur está homologada por la Agencia Tributaria y las diputaciones forales de Navarra y País Vasco.

·       Sin contacto físico.

Accesible desde cualquier lugar y sin necesidad de ir a la oficina físicamente para entregar o aprobar los informes de gasto.

·       Gastos derivados del teletrabajo.

La situación actual nos ha llevado a tener que reportar nuevos gastos, como pueden ser el acceso a Internet, telefonía, mensajería, material informático etc. Todos los gastos incurridos por el empleado son gastos reembolsables por parte de la empresa y se pueden gestionar con SAP Concur. 

·       Mejorar la productividad y la necesidad de adaptarse a nuevas circunstancias no previstas.

En situación de crisis, es complicado no perder productividad global, pero se puede incluso mejorarla. Las empresas pueden ayudarse de mejoras en procesos secundarios, como la gestión de gastos. Las empresas con procesos digitalizados y más preparadas tecnológicamente destacarán respecto a la competencia.

·       Mejorar visibilidad de los gastos y simplifica procesos de aprobación.

SAP Concur nos ayudará a analizar mejor y aprovechar la información para tomar decisiones que pueden ser estratégicas, facilitando también la aprobación y validación desde cualquier lugar.

 

¿Pueden implementarlo empresas de cualquier tamaño?

Para la gestión de notas de gasto en empresas medianas, donde hay más trabajadores en movilidad, es importante escoger herramientas que puedas personalizar y adaptarla a la cotidianeidad de la empresa, para que la gestión de los gastos sea realmente eficaz.

En cambio, en una empresa pequeña, basta con disponer de herramientas sencillas, de implementación rápida y fáciles de utilizar.

Con SAP Concur puedes customizar la herramienta a tu gusto. Seidor Simple Expense es la solución paquetizada de SAP Concur ideal para que cualquier empresa pueda automatizar la gestión de gastos y mejorar así el bienestar del empleado.

Para más información sobre este tipo de soluciones, podéis contactar con nuestro equipo.

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Emma Garcia

Responsable de Producto SAP CONCUR en Seidor


Más de 7 años de experiencia en el sector tecnológico y en concreto como consultora y responsable de proyectos en implantaciones a cuentas premium de la solución. Actualmente es responsable de dar soporte al equipo de consultoría durante las implementaciones en curso de modo que se realicen de manera organizada y bajo los tiempos y alcance definidos. Así pues, también es la encargada del seguimiento continuo de LEADS y preparación de propuestas a nuevos clientes.

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