Que el cambio que impulsa la digitalización potencie nuestras fortalezas

Todos pasamos por algún momento en la vida en el que sentimos la necesidad de partir, cambiar, mejorar, replantear los procesos...

Son los cambios los que dirigen nuestras vidas y los que nos siguen dejando en shock cuando se producen. Durante este período de aceptación, entramos en un torbellino de pensamientos provocados por el miedo y la incertidumbre alrededor de cómo afrontaremos esta nueva situación y con qué herramientas contamos para lograr el éxito.

Este proceso es extrapolable a las empresas. En la era de la transformación digital, las compañías saben que el entorno cambia a una velocidad vertiginosa y conocen sobradamente la importancia de contar con los elementos adecuados para facilitar la transición.

Por ello, soluciones como SAP Ariba y Ariba Network ayudan a minimizar este tipo de puntos de dolor (pain points en el argot empresarial inglés) que padecen las empresas durante su camino hacia la transformación digital. 

Budget SAP CONCUR

Construyendo el business case (estudio del caos*)

El estudio del caso – que no se debe confundir con estudio del caos – es la evaluación del dilema que acongoja a los clientes en su búsqueda de minimizar los costes y aumentar las ganancias, crear asociaciones estratégicas y construir relaciones comerciales exitosas que generen beneficios de gran impacto.

Supongamos, pues, que la compañía ha detectado un retraso en el registro y homologación de proveedores con los cuales desearía empezar o mejorar las relaciones comerciales. Dicho proceso de registro y homologación, pese a estar aparentemente muy bien estructurado y las personas involucradas en él bastante familiarizadas con los procedimientos, no se realiza desde un enfoque 100% digital. Este hecho se traduce en demoras en establecer relaciones comerciales potenciales y, por ende, en pérdida de oportunidades y dinero – o bien en la ampliación de leyes u otras certificaciones de inmediata implementación que ameriten una comunicación eficiente con nuestros proveedores existentes.

Es aquí donde la herramienta de SAP ARIBA SLP (Supplier Lifecycle and Performance) entra en escena para crear una relación colaborativa interna dentro de la empresa con su equipo de trabajo e impulsar una relación comercial con sus proveedores existentes y/ o potenciales proveedores, todos bajo el esquema interactivo de la nube o cloud en inglés.

SAP ARIBA SLP facilita la digitalización del proceso de homologación de la A a la Z de acuerdo con una serie de pasos esbozados en resumen a continuación:

  • Solicitud de Registro de proveedor
    • Comenzamos manifestando nuestra necesidad de contactar con el potencial proveedor dentro de nuestra compañía mediante un formulario interno con la información básica de contacto del proveedor.
  • Registro del proveedor
    • En este paso enviamos una invitación a registrarse a nuestro potencial proveedor.
    • El proveedor, al recibir la invitación, se crea una cuenta en ARIBA NETWORK donde empieza a tener visibilidad dentro de la nube.
    • Adicionalmente, el proveedor responde un cuestionario de registro elaborado de acuerdo con las políticas corporativas y código de conducta, siendo esta la carta de presentación de nuestra empresa, así como la oportunidad de conocer más a fondo al proveedor.
  • Homologación (Calificación)
    • Dentro de este proceso hay un exhaustivo análisis de nuestras necesidades corporativas adecuadas dentro de un esquema de cuestionarios que son enviados a través de la plataforma digital establecida con nuestro potencial proveedor.
    • Una vez el proveedor envíe las respuestas de estos cuestionarios, entra en un proceso de análisis y aprobaciones inteligentemente diseñadas para conseguir una trazabilidad digital y total del proceso.
  • Relación Comercial
    • Una vez homologado, comenzamos a construir una relación comercial con nuestro proveedor.

Beneficios

  • Mitigación de riesgos potenciales con proveedores que no se adecuen al código de conducta, leyes y procesos que son de gran y/ u obligatoria utilización por la empresa.
  • Trazabilidad del proceso de homologación.
  • Facilita el flujo de aprobaciones dentro de la empresa.
  • Sirve de repositorio digital de la documentación intercambiada entre empresa y proveedor.
  • Agiliza el establecimiento de relación comercial.

Cabe destacar que, como en cualquier implementación de transformación digital, existe un gran factor para tener en cuenta llamado “gestión del cambio”. Es muy importante que las organizaciones sepan manejarlo debidamente y se esfuercen en comunicarlo a sus equipos de trabajo para que dicha transformación sea percibida como un beneficio que impacte en la calidad de trabajo y vida de los empleados diariamente, así como que la implementación se desarrolle de manera fluida y la ausencia de los antiguos procesos no se sienta, sino que se transforme en estímulo para el fortalecimiento de un buen ambiente de trabajo y un aumento de productividad.

Por último, pero no menos importante, la transformación digital también impulsa la formación continua de las herramientas implementadas y sus actualizaciones, además de poner en conocimiento de los empleados las tareas y actividades a ejecutar, repercutiendo así en mejoras relacionales dentro del equipo, interdepartamentales y en la empresa en su totalidad. 

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Mariana Baez

Responsable de soporte en las implementaciones de las aplicaciones de SAP ARIBA SLP, Sourcing e Integración.
Amplia experiencia en distintos sectores y entusiasta de las nuevas tecnologías aplicadas a la gestión y digitalización de procesos  tanto en el área funcional y técnica. Actualmente su desempeño se enfoca en dar soporte en las implementaciones de las aplicaciones de SAP ARIBA SLP, Sourcing e Integración.

 

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