La eficiencia en la toma de decisiones

Si analizamos la realidad de las empresas, vemos que una de las tareas imprescindibles, y que se lleva haciendo desde siempre, es la toma de decisiones.  Es difícil imaginar una empresa en la que no exista un proceso más o menos manual de aprobación de las decisiones a tomar.

Podríamos definir ‘gestionar’, como una secuencia ordenada de Analizar, Decidir, Ejecutar y Comparar.

Es por ello que los mejores gestores normalmente son aquellos que mejor pueden analizar la realidad, que toman decisiones más eficientemente y finalmente, que mejor pueden comprobar el resultado de su decisión frente al análisis que la motivó.  Es por esto que creemos que cualquier Sistema de Soporte a la gestión debería incluir dos cimientos muy sólidos:

  • Una herramienta analítica de análisis en tiempo real
  • Un sistema de gestión de workflows orientado a distribuir de forma rápida y eficiente las tareas de toma de decisiones.
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En el blog de hoy nos centraremos en el segundo punto puesto que es muchas veces el más olvidado en las empresas y el que más valor puede aportar.

La eficiencia en la toma de decisiones deberíamos verla desde 3 niveles distintos:

  1. ¿Qué condiciones deberían generar un flujo de aprobación para que alguien pueda tomar la decisión?  No todo requiere de procesos complejos de decisión, pero es importante que un sistema de análisis continuo detecte cuando algo lo necesita. En el fondo estamos hablando de un sistema automático que decida qué transacciones deben originar un flujo de aprobación y toma de decisión y cuáles no.
  2. Una lógica que escoja quién o quiénes deben recibir la tarea de aprobación.
  3. Un sistema de mensajería que distribuya tanto las tareas de aprobación o decisión, cómo que automatice los siguientes pasos en base a la respuesta del decisor.

Veamos un ejemplo del día a día de cualquier empresa:

a) Un vendedor entra un pedido al sistema de gestión.

b) Según las condiciones del pedido (por ejemplo, su nivel de descuento), alguien debe decidir si este pedido se acepta o no.

c) El aprobador debe recibir un mensaje con una tarea o decisión a tomar

d) Según la decisión del aprobador el sistema debe continuar de forma automática.  Si se aprueba el pedido debe liberarse automáticamente para su cumplimiento. Si no se aprueba debe quedar bloqueado y avisar al comercial para que lo gestione.

Este tipo de decisiones ocurre cientos de veces cada día en las organizaciones y solo las empresas que utilizan herramientas de última generación pueden tomarlas de forma eficiente.

SAP Business ByDesign es una solución integrada de gestión que incluye dentro de sus funcionalidades un gestor de workflows de aprobación configurable y fácilmente extendible para ayudar a las empresas en sus tomas de decisiones diarias.

Gracias a esta funcionalidad, Business ByDesign aporta mucho valor añadido a las empresas a un coste muy reducido.  Esto libera mucho tiempo para realizar otro tipo de tareas a la vez que asegura que no queda ninguna decisión por tomar.

Como soporte al ejemplo práctico que hemos comentado podemos ver de forma rápida como Business ByDesign resuelve esta necesidad de forma integrada con el resto de la suite, en el siguiente vídeo.

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Joan de Ribera Solé

Presales Manager de S/4 HANA y ByDesign

Con más de 25 años en el sector de consultoria IT, ejerciendo funciones de gestión, venta y preventa de soluciones integradas, cuenta con experiencia en diversas soluciones de mercado.  

Desde hace mas de 4 años es el Responsable de Preventa para soluciones ERP S/4HANA y ByDesign en Seidor.

 

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