El nuevo modelo de capacitación de usuarios, Seidor User Enablement (SUE), vs la capacitación tradicional

Ya hace tiempo que tanto las metodologías como los procesos de aprendizaje están cambiando y adaptándose a un entorno puramente digital. En un futuro, los entornos de aprendizaje no se basarán en soluciones estándar, como el formato clásico de clases, aulas y seminarios para grupos de personas y con uno o varios instructores.

De la misma manera, el tiempo dedicado a estos nuevos procesos de aprendizaje y la necesidad de garantizar recursos para profesores, instalaciones e infraestructuras de hardware, requiere un desafío a nivel de desarrollo e integración con los procesos de aprendizaje de manera eficiente. Sin embargo, el día a día y la rápida evolución del software permiten que la entrega de todos estos procesos sea de manera telemática, individualizada y disponible gracias a soluciones cloud, que no requieren de grandes infraestructuras de hardware. 

Seidor User Enablement(SUE)

¿Qué beneficios tiene el nuevo modelo de capacitación frente a la capacitación tradicional?

El mayor objetivo para las empresas en los procesos de capacitación siempre ha sido conseguir un mayor desempeño laboral por todos los empleados, de manera rápida y eficiente.

Desde el punto de vista de la capacitación tradicional, el objetivo es poder transmitir a los empleados el conocimiento necesario para aplicar en su lugar de trabajo. El diseño de esta transferencia de conocimiento se realiza en la forma clásica con planes de formación, cursos, tutores y toda una serie de recursos que requieren un gran coste para la empresa.

Por otro lado, en el nuevo modelo de capacitación, se asume que el empleado puede hacer su trabajo de manera efectiva, en un momento en concreto y necesitando únicamente un poco de ayuda, centrándose en eliminar cualquier obstáculo para asegurar que el empleado pueda ejecutar las herramientas necesarias con éxito.

Una formación efectiva garantiza que los empleados acumulen conocimiento. ¿Es necesario saturar la mente de nuestros empleados con grandes dosis de información cuando en el día a día solo utilizan una pequeña parte de lo aprendido? 

Actualmente las empresas dedican muchos recursos para formar a sus empleados en procesos que se ejecutan en 3 grupos a lo largo de un año: “procesos diarios”, “procesos periódicos” y “procesos puntuales”.

¿Es necesario dedicar varios días de formación a un grupo de 20 empleados o más para formarlo en procesos puntuales que solo ejecutaran de manera puntual varias veces al año?

Gracias a la nueva metodología implantada a través de SUE (Seidor User Enablement), podemos controlar y garantizar que la información que hacemos llegar a los empleados es detallada, de calidad y necesaria para ese momento.

Veamos ahora varios ejemplos de estos modelos de capacitación:

Nos encontramos con un usuario clave en nuestra empresa especializada en la gestión de compras a proveedores para garantizar suministros en la empresa. Este usuario se encarga de asegurar el stock necesario para la fabricación, teniendo en cuenta precios de mercado de diferentes proveedores.

Si este usuario clave es sustituido por otro nuevo, tendremos que garantizar que la adquisición del conocimiento a nivel de procesos de la empresa sea lo más rápida posible y efectiva.

Veamos un ejemplo comparando el método tradicional de formación con el nuevo modelo planteado a través de SUE para hacer la sustitución de un usuario clave del departamento de compras.

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En la comparación anterior queda clara la diferencia:

A través del método tradicional, nos aseguramos de que la transferencia del conocimiento se realiza de forma correcta, dedicando un gran número de recursos, pero generando una documentación que tendrá una vida limitada hasta que sea necesario realizar una actualización de software o procesos. En la actualidad, en donde la entrega del software es mucho más rápida y constante, aumenta drásticamente la rotación de personal, los principios del cambio a través de SUE serán:

  • Podremos asegurar que todo el material de formación está embebido en el software SAP y disponible para el usuario cuando únicamente lo necesite, pulsando en el icono de ayuda de la herramienta.
  • Reducir el tiempo para actualizar documentación: SUE utiliza una tecnología capaz de capturar pasos de procesos, tanto de software SAP como software no SAP, para posteriormente generar diferentes documentos de capacitación como simulaciones, vídeos, manuales de usuario, manuales de pruebas, sistemas de pruebas off-line, incluso documentos BBP’s.
  • Clasificación de necesidades formativas: Identificar procesos puntuales, repetitivos y diarios para que podamos generar materiales de documentación de calidad para asegurar que cualquier usuario de la empresa pueda ejecutar procesos de negocio sin ningún problema

Así, la mayor diferencia es el impacto en el negocio. Una formación tradicional impulsa la evaluación de los usuarios y requiere de un mayor tiempo y dedicación por persona.

Sin embargo, a través de SUE, la empresa podrá asegurar el rendimiento de sus empleados, reduciendo el impacto que genera la transferencia de conocimiento en un mundo que cada día se transforma y actualiza de manera constante y rápida.

Lluís Salvador

Lluís Salvador

Graduado Superior en Administración de Sistemas Informáticos por el Centro de Estudios STUCOM de Barcelona, ha dedicado su carrera profesional al sector de la informática y al desarrollo de aplicaciones. En los últimos 15 años ha participado en varios proyectos en el mundo de la consultoría SAP en Seidor. Actualmente, es el Responsable del Centro de Soporte Internacional PCOE garantizando los servicios de soporte SAP a las oficinas situadas en más de 30 países. Así mismo, también es Responsable de la Implementación de proyectos basados en SAP Solution Manager y soluciones de formación SAP.

 

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